Peran Kami dan Organisasi Anda
Saat sebuah organisasi (sekolah, perusahaan, komunitas) mendaftar dan mengundang anggota, organisasi tersebut bertindak sebagai pengendali data — mereka menentukan siapa yang diundang dan keperluan absensinya. Onin.id bertindak sebagai pemroses data kehadiran atas instruksi organisasi tersebut.
Untuk data akun Anda sebagai pengguna individu (misalnya email dan profil), Onin.id bertindak sebagai pengendali data.
Data yang Kami Proses
- Data akun: nama, email, nomor telepon, nama organisasi, dan peran.
- Data biometrik: embedding wajah — vektor numerik hasil pemindaian wajah saat pendaftaran, bukan foto. Embedding tidak dapat dibalik menjadi gambar wajah.
- Foto check-in (snapshot): diambil saat verifikasi wajah sebagai bukti kehadiran.
- Data lokasi: koordinat GPS perangkat saat check-in/out dan jaraknya ke titik geofence organisasi.
- Data kehadiran: waktu check-in/out, hasil pencocokan wajah, dan penanda anomali.
- Data teknis: model perangkat, versi browser, alamat IP, dan log keamanan.
Tujuan Pemrosesan
Kami memproses data hanya untuk menjalankan dan mengamankan Layanan:
- Memverifikasi identitas saat check-in/out dan mencatat kehadiran.
- Mendeteksi anomali (titip absen, fake GPS, jam tidak wajar) untuk direview admin organisasi.
- Menyusun rekap kehadiran yang Anda minta atau organisasi Anda butuhkan.
- Memberikan dukungan pelanggan dan merespons keluhan.
- Menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan.
Kami tidak menjual data pribadi. Kami tidak menggunakan data wajah atau lokasi untuk iklan, profiling, atau tujuan lain di luar Layanan.
Data Biometrik adalah Data Pribadi Spesifik
Sesuai UU PDP, data biometrik tergolong data pribadi spesifik dan kami memprosesnya dengan standar lebih tinggi:
- Persetujuan eksplisit: wajah hanya didaftarkan setelah Anda memindai wajah sendiri secara sadar (3× scan) — itu adalah persetujuan Anda. Admin tidak dapat mendaftarkan wajah untuk Anda.
- Pembatasan tujuan: embedding hanya digunakan untuk mencocokkan wajah saat absen.
- Minimisasi data: yang tersimpan adalah angka, bukan foto identitas. Snapshot foto hanya sebagai bukti kehadiran, sesuai kebijakan organisasi Anda.
- Penarikan persetujuan: Anda dapat menarik persetujuan kapan saja (lihat bagian Hak Anda). Penarikan persetujuan menghapus embedding wajah Anda.
Berbagi Data dengan Pihak Lain
Kami hanya membagikan data dalam batas berikut:
- Organisasi Anda: admin melihat kehadiran, hasil verifikasi, dan snapshot sesuai kebijakan internal organisasi.
- Sistem milik organisasi: bila organisasi mengaktifkan webhook, data kehadiran dikirim ke URL yang mereka tentukan (misalnya sistem payroll mereka).
- Penyedia infrastruktur: hosting dan penyimpanan cloud yang memproses data atas instruksi kami, terikat perjanjian kerahasiaan dan perlindungan data.
- Otoritas berwenang: hanya jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku.
Penyimpanan & Retensi
- Embedding wajah disimpan selama akun anggota aktif, dan dihapus saat anggota dihapus atau permintaan penghapusan disetujui.
- Data kehadiran disimpan sesuai paket: 30 hari pada paket Gratis, tanpa batas pada paket berbayar selama langganan aktif.
- Setelah akun organisasi dihapus, kami membersihkan seluruh data dalam waktu maksimal 30 hari, kecuali diwajibkan menyimpan lebih lama oleh hukum.
Keamanan
Kami melindungi data dengan enkripsi saat transit (TLS) dan saat tersimpan, kontrol akses berbasis peran, catatan audit, webhook bertanda tangan HMAC, serta penghapusan aman. Bila terjadi insiden yang berdampak pada data pribadi Anda, kami memberi tahu Anda dan/atau organisasi Anda secepatnya sesuai ketentuan UU PDP.
Hak Anda
Sebagai pemilik data pribadi, Anda berhak:
- Mengakses dan memperoleh salinan data Anda.
- Memperbaiki data yang tidak akurat.
- Mengakhiri pemrosesan dan menghapus data (termasuk data wajah).
- Membatasi atau menolak pemrosesan tertentu.
- Menarik persetujuan kapan saja.
- Mengajukan keberatan dan permintaan kompensasi atas pelanggaran data pribadi.
Ajukan permintaan kepada admin organisasi Anda atau langsung ke [email protected]. Kami merespons sesuai ketentuan UU PDP, termasuk 3×24 jam untuk keluhan data pribadi.
Anak di Bawah Umur
Layanan tidak ditujukan untuk anak di bawah 18 tahun. Jika Anda meyakini seorang anak memiliki data di sistem kami, hubungi [email protected] dan kami akan menghapusnya.
Perubahan Kebijakan
Jika kebijakan ini berubah, versi terbaru selalu tersedia di halaman ini dengan tanggal pembaruan. Untuk perubahan material, kami memberitahu admin organisasi Anda.
Hubungi Kami
Ada pertanyaan seputar privasi? Email [email protected] — kami membalas dalam Bahasa Indonesia atau Inggris.